Einfache Selbstorganisation der Finanzen privater Vermieter

Für jeden der neu damit anfängt eine Wohnung oder ein Haus zu vermieten, stellen sich zu Beginn eine Reihe von Fragen. Eine davon ist, wie organisiere ich die Finanzen schnell und kostengünstig. In diesem Beitrag möchte ich deshalb darauf eingehen, wie man die komplette Finanzverwaltung seiner Immobilie auf eine möglichst effiziente Art und Weise durchführt.

Folgende zentralen Aufgaben finanziellen Aufgaben sind normalerweise elementarer Bestandteil bei der Vermietung von privaten Immobilien

• Führen eines Kontos für alle Mietangelegenheiten
• Führen von Kautionskonten
• Führen von Konten zur Instandhaltungsrücklage
• Regelmäßige Überprüfung des Mieteingangs
• Trennen von Nebenkosten und Miete
• Daueraufträge für WEG Zahlungen
• Überweisen von Rechnungen
• Kontrolle von Abbuchungen wie z.B. Steuern, Vorauszahlungen
• Verwalten von Kontoauszugs PDF

Am Anfang stellt sich gerade aus Kostengründen und aus Gründen der Einfachheit die Frage ob für die ganzen Mietgeschichten ein eigenes Girokonto notwendig ist, oder ob man nicht einfach sein privates Girokonto dafür nehmen kann. Generell ist beides ohne Probleme möglich, aber ein eigener Kontostamm für die Mietangelegenheiten bringt durchaus einige Vorteile.

Vorteile für ein separates Mietkonto:

• Bessere Übersicht über Zahlung Ein- & Ausgänge
• Geld getrennt vom persönlichen Vermögen
• Bei privaten Kontoänderungen müssen nicht die Mieter benachrichtigt werden
• Auf Kontoauszüge sind nur Buchungen, welche das Mietverhältnis betreffen. (Das beschleunigt die Erstellung der jährlichen Steuererklärung und Nebenkostenabrechnung ungemein.
• Einfache Archivierung aller Kontoauszüge für das Mietobjekt
• private finanzielle Engpässe bringen keine Zahlungen welche das Mietobjekt betreffen außer Balance.

Nachteile für ein separates Mietkonto

• Eventuell weitere Kontoführungsgebühren
• Man muss mehrere Konten im Blick behalten. (Wenn man Kautionskonten usw.. auch betrachtet muss man das sowieso)

Ich denke das in der Praxis die Vorteile eines separaten Kontos bei weitem überwiegen. Meiner Erfahrung nach, lohnen sich die kleinen Beträge für die Kontoführung bei weitem, da man wenn man die Abrechnung bzw. die Steuererklärung erstellt gleich alles griffbereit und sortiert hat. Auch bei Prüfungen des Finanzamtes kann man gleich die richtigen relevanten Unterlagen aushändigen.

Ich selbst habe mich für mein Mieterkonto für ein Girokonto bei der DKB entschieden. Da dies kostenlos ist, fallen keine Kontoführungsgebühren an. Weiter bietet die DKB noch weitere interessante Leistungen für Vermieter und Wohnungsverwalter. Mehr dazu aber später ausführlich.

Verwalten von regelmäßigen Buchungen

Viele „neue“ Vermieter denken zuerst nur an die Mieteinnahmen. Aber bei genauerem hinsehen entstehen mit dem neuen Mieteigentum eine Reihe von weiteren regelmäßigen Buchungen welche man regelmäßig im Blick behalten sollte.

Typischerweise sind die folgenden Buchungen auf einem Konto für Vermietung zu finden:

• Mieteingänge
• Nebenkosteneingänge
• Zahlungen an WEG
• Grundsteuer
• Vorauszahlungen Wasser und Versicherungen
• Instandhaltungsrücklagen
• Rechnungen für Reparaturen und Wartungen
• Steuervorauszahlungen
• Rechnungen für Baumarkt, Gartenarbeit usw.

Für mich hat es sich in den letzten Jahren bewährt für alle Finanzgeschäfte in Verbindung mit dem Mietobjekt die Software Starmoney einzusetzen. Eine Software für die Verwaltung von Mieten hat eine Reihe von Vorteilen.

Vorteile einer Finanzsoftware

• Buchungen sind auch über mehrere Jahre verfügbar. (Im normalen Onlinebanking sind die Umsätze je nach Bank teilweise nur ein paar Monate verfügbar. Was spätere Recherchen wie sie laufend für Abrechnungen durchgeführt werden müssen erheblich erschwert, da mühsam alle Kontoauszugs PDFs durchgesucht werden müssen. )
• Buchungen können jederzeit Volltext durchsucht und mit verschiedenen Filtern sortiert werden
• Die Software kann die Kontoauszüge (die PDFs) automatisch von der Bank abholen und dann auch dem Konto zugeordnet ablegen. So entfällt dieser manuelle Prozess komplett.
• Guter Überblick über die eingehenden Mietzahlungen
• Einfaches Handling zum Anlegen von Daueraufträgen und Überweisugen
• Wenn mehrere Konten wie Rücklagekonten, Kautionskonten, WEG-Konten.. für das Mietobjekt vorhanden sind, ist alles an einem Ort. ( Auch jeweils die Kontoauszüge automatisch dazu.)

Warum ich mich für das Girokonto bei der DKB für die Mietverwaltung entschieden habe.

Bei der DKB bekommt man nicht nur ein Girokonto, sondern kann wenn man dort ein Girokonto hat zusätzlich und kostenlos das sogenannte Verwalterpaket dazubuchen. Hierbei handelt es sich um einen weiteren Bereich auf der DKB Internetseite, auf der man spezielle Hilfsmittel für Vermieter findet.

Was kann ich mit dem DKB Vermieterpaket alles machen?

• Kostenlos direkt online Kautionskonten anlegen
• Kostenlos direkt online weitere Konten für Rücklagen usw. anlegen
• Direktes ausdrucken von Kautionsbescheinigungen
• Direktes ausdrucken von Einzugsbescheinigungen
• Bestellen von Schufa Auskünften potentieller Mieter
• Verwalten der angelegten Konten

Die dort angelegten Konten werden dann alle im normalen Online Banking mit angezeigt und können auch direkt in der Bankingsoftware hinzugefügt werden. So hat man alle Konten, welche die Vermietung betreffen auf einem Blick.

Regelmäßige Buchungen

Es gibt natürlich kein richtig oder falsch wie mit den regelmäßigen Buchungen verfahren wird. Ich möchte euch aber gerne eine Idee geben wie das Mietkonto weitgehend automatisiert eingerichtet werden kann. Mein Modell beruht auf zwei Konten für die Vermietung. Einmal das normale Girokonto und dazu ein Rücklagen Tagesgeldkonto für die Vermietung. Diese Konten werden über Daueraufträge so verknüpft, dass Ihr im Normalfall keine manuellen Buchungen machen müsst.

Möglicher zeitlicher Ablauf eines Monates auf dem Girokonto der Vermietung.

• 01. – 05 im Monat (Zahlungseingang der Mieten)
• 10. im Monat (Ausführung der Daueraufträge Nebenkosten, WEG Zahlungen)
• 15. im Monat (Auszahlung eines festgelegten Betrags an Privates Giro)
• 28. im Monat (Automatische Umbuchung von alles über 1000 Euro auf dem Girokonto auf das Rücklagen Tagesgeldkonto)

Die nachfolgende Rechnung beinhaltet Beispielbeträge. Diese müssen natürlich auf eure Gegebenheiten individuell angepasst werden. Hier im Beispiel habe ich angenommen Ihr habt eine Eigentumswohnung mit einer monatlichen Miete von 500 Euro und euer Mieter bezahlt 75 Euro mtl. Nebenkosten.

• Mieteingang von 575 Euro.
• Beispielhafte Daueraufträge ( Nebenkosten 75 Euro auf WEG Konto,
• Auszahlung an Privatkonto von 400 Euro (Betrag individuell)
• Restlicher Betrag von 100 Euro wird automatisch am Monatsende auf das Rücklagenkonto gebucht. So sammelt sich über die Jahre automatisch eine stattliche Summe an, mit der zu, Beispiel Renovierungen an der eigenen Wohnung durchgeführt werden kann.

Diese Vorgehensweise ermöglicht es in Verbindung mit der Grundeinlage von 1000 Euro das immer genug Geld auf dem Konto ist, für spontane Buchungen wie zum Beispiel kleinere Reparaturen oder eventuelle Nachzahlungen.

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