Blog-Eintrag: Wie man tägliche E-Mail-Reports in Microsoft 365 automatisiert

In der modernen Geschäftswelt ist es unerlässlich, den Überblick über wichtige Daten zu behalten. Eine Anforderung könnte beispielsweise sein, die Anzahl der täglich in ein Microsoft 365-Postfach eingehenden E-Mails zu verfolgen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Daten automatisch erfassen und als täglichen Report per E-Mail versenden können.

Schritt 1: Aktivieren der Microsoft 365 Audit-Log-Protokolle
Das Erfassen von Aktivitäten in Ihrem Postfach beginnt mit den Audit-Log-Protokollen:

1. Melden Sie sich beim Microsoft 365 Security & Compliance Center an.
2. Navigieren Sie zu „Suchen“ und wählen Sie „Audiensuche“.
3. Klicken Sie auf „Start-Aufzeichnung“.

Damit sind die Audit-Logs aktiviert und zeichnen eine Vielzahl von Aktivitäten auf, einschließlich empfangener E-Mails.

Schritt 2: PowerShell-Skript zur Datenextraktion
Die Daten aus den Audit-Logs können mit einem speziellen PowerShell-Skript extrahiert werden. Dieses Skript nutzt das Search-UnifiedAuditLog-Cmdlet, um die Logs zu durchsuchen:$startDate = (Get-Date).AddDays(-1) $endDate = Get-Date $results = Search-UnifiedAuditLog -StartDate $startDate -EndDate $endDate -Operations New-Mail -ResultSize Unlimited | Where-Object {$_.UserIds -eq 'IhrEmail@domain.de'} $count = $results.Count Write-Output "Anzahl der empfangenen E-Mails: $count"

Ersetzen Sie ‚IhrEmail@domain.de‘ durch die E-Mail-Adresse des Postfachs, das Sie überwachen möchten.

Schritt 3: Automatisierung mit Power Automate
Power Automate, ein mächtiges Werkzeug in Microsoft 365, ermöglicht es Ihnen, das obige Skript täglich auszuführen und die Ergebnisse automatisch per E-Mail zu senden:

1. Öffnen Sie Power Automate und erstellen Sie einen neuen Flow.
2. Setzen Sie den Auslöser auf „Geplante Wiederholung“ für eine tägliche Ausführung.
3. Fügen Sie eine Aktion hinzu, um das PowerShell-Skript auszuführen.
4. Schließen Sie den Flow mit einer Aktion ab, um eine E-Mail mit den Skriptergebnissen zu versenden.

Schlusswort
Die Automatisierung der Berichterstattung in Microsoft 365 kann den Administrationsaufwand erheblich reduzieren und gleichzeitig wertvolle Einblicke in Ihr Postfach liefern. Die Kombination von Audit-Log-Protokollen, PowerShell und Power Automate bietet eine effektive Lösung zur Überwachung der E-Mail-Aktivität. So bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand!

Hinweis: Diese Anleitung setzt voraus, dass Sie über administrative Berechtigungen in Microsoft 365 verfügen und mit den Grundlagen von PowerShell und Power Automate vertraut sind.